3個學校沒教，但你一定要會的英文Email格式禮儀！用錯方法不但沒禮貌還很老派

隨著國際化的潮流，使用英文的機會越來越高，時常有與外國人通信的需要，快來看看小V精心彙整的英文書信格式，讓你用英文寫信也不害怕！

今天的懶人包會教大家英文書信的基本格式，並分成書寫信件及電子郵件兩類。信件的用語和風格還有分正式跟非正式，正式的像是寫給老師、老闆或客戶等，非正式的則是寫給朋友、家人等，而今天教的是信件的基本格式，所以基本上都可以套用喔！

Salutations and Greetings 英文書信開頭稱呼

信件中的開頭很重要，要根據信件的性質與對象使用不一樣的稱呼，以下提供常見的稱呼語。

Dear 用法

Dear 幾乎適用於各種情況，對象可以是熟識的人、同事或老闆。但是根據不同的熟識程度，dear 一字會有不同的用法。如果你們很熟，可以只寫對方的名，但如果對方是同事或上司，男同事加 Mr.，女同事加 Ms.；如果知道這位女性的婚姻狀況，已婚要加 Mrs.，未婚要加 Miss。此外，如果你們之間不熟，就要以 Mr. 或 Ms. 加上姓氏來稱呼對方，或是連名帶姓稱呼。如果不確定對方的性別，用dear加姓名就可以了。

小編再為大家補充一下， Mr. 為「先生」，是 Mister 的簡稱，未婚或已婚的男性都可以此稱呼；Mrs. 為「太太」，是 Mistress 的簡稱，Miss 為「小姐」，用於未婚女性（注意 Miss 不需加上縮寫點），Ms. 用於婚姻狀況不明的女性，且所有稱謂後方都必須加上逗點而非冒號。

接下來我們以 Taylor Swift 這個名字為例，其中 Taylor 是所謂的名（first name／given name），Swift 是姓（last name／surname）。

◾彼此不熟時：Dear Ms. Swift／Dear Ms. Taylor Swift
◾不清楚對方性別：Dear Taylor Swift
◾彼此認識，但不清楚對方婚姻狀況：Dear Ms. Taylor
◾彼此認識，且對方已婚：Dear Mrs. Taylor
◾彼此認識，且對方未婚：Dear Miss Taylor
◾彼此很熟時：Dear Taylor

Dear Sir／Madam,

這個稱謂用在當你不知道對方姓名的時候，這用法在以前比較常用，現在可能被視為老式的用法。補充：sir 用於男性，madam 用於女性。比較輕鬆一點的用法為 “Greetings,”。

To Whom It May Concern,

如果不知道對方性別，且用在比較正式的情況下，就可以使用這個稱呼。這用法多用在公事上，尤其是當你寄信到一個公家機關或公司，不確定是寫個哪個特定的人的時候。若是用在應徵信件當中，則可用 Dear Hiring Manager。（相關報導：寫信給客戶用give、buy、ask看起來很幼稚？8個超專業「替換單字」讓你的商業書信質感爆表｜更多文章）

Good Morning,／Good Afternoon,

除了以對方姓名稱呼為開頭，當然也可以使用早安、晚安等用語，此用法不是那麼正式，不過祝對方有個美好的早晨，會為信件帶來增進關係的效果，建議用在剛認識的人身上，或已熟識的人也可以。使用上要注意，對方看到信件的時間點有可能不是白天/下午，特別是對方在另一個時區的時候。

Hello,／Hi,

這個用法為非正式的用法，多用於電子郵件中，並且用在比較熟識的對象身上。

收件者超過一個人時

如果收信對象超過一個人以上，可直接寫出他們的姓名，例如 “Hi John and Mary,” 或是 “Dear John, Mary, and Michael,”。如果對象是一個團體，可以直接寫 “Dear All,”，比較親切一點可以用 “Hi Everyone,”。

Closing Lines 英文書信結論句

在結尾用語之前，常伴有一句總結，以下提供我們寫信時最常使用的三種結論。

期待回覆類
◾I look forward to your reply.　等待您的回覆。
◾I look forward to hearing from you.期待您的消息。
◾I look forward to seeing you.期待見到您。

注意 look forward 後面的動詞要用動名詞（V-ing）。

熱心服務類
◾Please advise if necessary.若有任何建議，請您盡量提出。
◾If you require any further information, feel free to contact me.如果有任何問題，歡迎與我聯繫。
◾Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.如果有任何需要，歡迎與我聯絡。

注意 contact 為及物動詞，後面直接接上聯繫對象即可，不需接介系詞。

感謝客氣類
◾Once again, I apologize for the inconvenience.很抱歉，造成您的不便。
◾I would appreciate your immediate attention to this matter.關於您對此事的關注，我們十分感激。
◾Thank you for your cooperation。非常謝謝您的合作。
◾Thank you for your assistance。非常謝謝您的協助。
◾Thank you for coming.謝謝您的來訪。

注意 thank you for 後面直接接動名詞（V-ing）即可，不需加上 your。（相關報導：寫信給客戶用give、buy、ask看起來很幼稚？8個超專業「替換單字」讓你的商業書信質感爆表｜更多文章）

Sign-offs 英文書信結尾用語

信快寫完了，最後就是結尾用語囉！如同中文信件的「敬上」、「謹上」等，英文信件也有分正式跟非正式兩類，建議大家依收件者與自己的關係，以及信件內容的正式性來決定要使用哪一類，以下提供常見的基本用語。

正式

◾Sincerely,
◾Thank you,
◾Yours truly,
◾Warm wishes,
◾Sincerely yours,
◾Respectfully yours,
非正式
◾Best,
◾Thanks,
◾Warmly,
◾Cheers,
◾Regards,
◾Take care,
◾Best wishes,