編按：當工作量飽和時，如何拒絕額外任務，既不讓主管覺得自己不配合，又能維持良好的職場形象？許多資深員工因為能力出色，經常被指派更多工作，但若直接拒絕，可能會影響主管對自己的觀感。本文介紹了一種「置換法」的溝通技巧，透過合理調整任務優先順序，讓主管理解自己的工作現況，同時維持積極主動的態度。學會這種方法，不僅能有效分配工作負擔，也能讓職場溝通更加順暢。
有的工作我們不是聽不懂，也不是做不了，單純是因為工作量飽和，沒法「接單」了。
這個問題常發生在有資歷的人身上—就因為你辦事可靠，所以無論大事小事，主管第一個想到的就是你。但一堆工作全壓在你身上可不行，必須找到解決方案。
我們先看反面案例，那就是心裡一陣委屈湧上來，直接拒絕：「主管，我工作量太大了，無法接收這麼多事務。」
主管當下可能不會說什麼，但是他心裡一定會產生一個不好的印象：翅膀硬了，不配合了。等到你要晉升的時候，「團隊精神不夠」的標籤就貼在你身上了—我們可不想要這樣的下場。
置換法
那這種情況除了直接拒絕，還可以怎麼做呢？你其實可以更積極地引導對方。比如像這樣溝通：「好的，主管，收到。但我現在手上同時在做三件事：第一是⋯⋯第二是⋯⋯第三是⋯⋯，新工作很重要，沒問題，我按第一優先順序去做，但是我想跟您討論一下，剛才說的第二件事感覺不那麼急，是不是可以往後延？您覺得這樣的進度可以嗎？」
請注意，這就是溝通中的置換法。我幫你拆解一下，剛剛這段話其實傳達了兩層意思：
第一，承接工作。也就是表明自己積極主動的態度，我願意承接新工作。
第二，跟主管同步報告手邊正在進行的工作，提出置換。也就是要我做新工作OK，但原本的工作能不能往後挪？
這就意味著，你接工作的時候應該在大腦裡快速思考一下，哪件事可以往後挪，我們自己主動提出建議。在用置換法和主管交流時，要注意避開兩種表達方式。第一種是自己完全不整理當下狀況，把一堆工作推到主管面前說：「主管，我要做的工作有一二三四五這麼多，您可以幫我排序嗎？」對方聽到肯定會反問你：「這是怎樣？示威還是『推卸責任』？」
第二種是一開始就談條件：「主管，我也不是不能做，不然您幫我在這件事上再加個人手？」很多威權型的主管肯定會衝動地說：「能做就做，不能做拉倒，不要跟我談條件。」
你看，本來這是個工作量大的問題，我們商量討論後有的是辦法，但如果你沒處理好，一下子就破裂，後續雙方就沒辦法再溝通了。
所以，遇到這個問題，你要先表達我理解，我願意，我一定努力配合；然後再給對方提供一點資訊，雙方對焦一下。比如，新任務是不是絕對的第一優先順序，還是做完手邊的事再做也可以。 （相關報導： 面試被問「現在薪水多少」怎麼答？有簽薪資保密能說嗎？專家教1回應留下好印象 ｜ 更多文章 ）
為什麼要這麼做呢？我跟你說，你的主管很可能並不了解你現在手邊上正在忙什麼事情，他就是習慣了遇到新工作第一個就想到你。而經你這麼一提醒，他就知道了：哦，原來你在忙這幾件事，我忘了，還是原來那件事更重要。他可能就會把幾件事情的優先順序重新排序：「新任務沒有你想得那麼著急，我就是先跟你說一聲。你先把手邊上的事穩穩地做好，這件事之後再做。」你看，這個新工作是不是沒那麼緊急了？如果你覺得置換法不好記，那我再告訴你它的另一個名字「Yes,if」，翻譯過來就是「好的，如果⋯⋯」如果你在一些談判場合用過這個方法，就會發現雙方好像不再針鋒相對了，事情也有了轉圜餘地。
