批評可能不討人喜歡,卻是必要的。其作用就如疼痛之於人體一樣,提醒我們注意不健康的狀況。如果能夠及時採納批評,危險得以避免。如果壓制批評,可能會發展成致命的問題。—— 溫斯頓.邱吉爾(Winston S. Churchill),英國首相
在本章中,你會學到如何挑選評論人(reviewers,或稱審核人、審稿人),與其溝通的方法,以及引導他們提出有價值的批評。
精心挑選你的評論人
有些演講者希望在演說當天給朋友、同事和評審們一個驚喜,有些作家則從不接受批評。假如這些演講者和作家想學習演奏樂器,會不聘請老師指導嗎?或是參加比賽卻不聘請教練?
如果希望自己的表達技巧更為精進,就需要接受其他人的評論,即使是老師和教練,同樣需要有更高技巧之人指導。
不過,最好不要求助於熟悉你工作領域的朋友,因為這類朋友理所當然了解你的演講或書面表達內容,最好請那些不熟悉你的領域的朋友,提供意見。
此外,你應該一次只尋求一個朋友協助練習,並且接受評論。如果你同時徵詢多人的意見,可能會導致大家都注意明顯的缺陷,卻忽略了較細微的缺點。因此,建議先解決明顯的問題,再轉向下一個朋友,這樣可以得到更全面的建議。
要求實話實說
有時候我們的朋友,尤其是親近之人,可能會因為不想傷害彼此的感情,未能明確指出錯誤。
解決這個問題的方法,就是請朋友一定要非常誠實的告知缺點,因為你不想在關鍵時刻犯錯。
但是,要求朋友毫不保留的說實話,或許也不是好事。因為朋友可能會批評一些你無法解決的問題,讓你心灰意冷,甚至想放棄。幸好,還有更好的方法。
花最少心力,求得最大進步
過往曾有一段時期,日本製造意味著品質拙劣。二次世界大戰結束後,麥克阿瑟將軍(Douglas McArthur)請來品質管理專家愛德華.戴明(W. Edwards Deming)協助重振日本經濟,將日本從製造劣等品的國家轉變為讓全世界都羨慕的工業大國。日本科學家與工程師公會(Japanese Union of Scientists and Engineers)每年都會以他的名義頒發「戴明獎」。
戴明的著作《轉危為安》(Out of the Crisis, 1986)中匯集了寶貴的管理智慧,稱為「全面品質管理」(Total Quality Management, TQM)。例如,戴明強調年度評估不應只為了打分數,而是識別工作中做得好的地方,以及哪些方面需要改善以產生最大效益。他指出,人們需要提供指導的教練,而不是記錄成績的計分員。
評估表達技巧也是同樣的道理,你可能會希望朋友以表格為各項表現打分數:
與其讓朋友填寫評分表格,不如請朋友思考:需要如何改進你的口語或書寫能力?不要用評分表格,而是問朋友:「我應該怎麼做,才能獲得最大的改善呢?」
提出這樣的問題,並非要朋友打擊你的信心,這是每個演講者,即使是最傑出的演講者都應該詢問的問題。對朋友來說,這不是難以回答的問題,因為它牽涉到的是改進,無關評價。
這種詢問方式不只請朋友指出改善的方向,也是要求對方提出具體建議:有沒有什麼特別需要改進的?並非指你在「熱情程度」得到A或D,而是你應該如何展現熱情,例如在演講中使用一些充滿激情的語句:「我認為,這件事非常令人興奮⋯⋯」讓演講更具吸引力。
你可以提供一些引導,讓朋友了解需要留意哪些細節。例如:
◆ 注意是否使用欠缺實質意義的贅字。◆ 注意是否使用上揚語調。◆ 注意是否對自己做的事情,展現出興奮和熱情。
如果沒有從這樣的角度評估,朋友可能不知道如何留意對你特別關鍵的部分。
你也可以在練習結束後提供一個小測驗,看看你是否成功傳達你想表達的內容。
◆ 我的願景目標是什麼?◆ 我剛剛完成了哪些步驟?◆ 我最重要的成果是什麼?
提供可行和正面的建議
當你提供建議時,請記得,你不是要證明自己比對方更聰明或受過更好的教育。你的目的是協助朋友或同事以最少的心力,在演講或寫作方面獲得最大的改善。須注意以下三點:
◆ 建議具有可行性:要採取哪些行動以改善缺點,而不只是指出哪裡需要改善。◆ 建議具有原則性:不只建議應該做什麼,應該解釋為什麼要這樣做。◆ 建議要正面積極:對方聽完你的建議後,可以更有活力、鬥志,而不是感到沮喪。
舉例來說,如果你說,「你的最後一張投影片很糟糕。」這樣並沒有提供可行的、原則性的、正面積極的要素。你可以說:
「如果你在最後一張投影片上列出你的成果(可行的),就能讓演講更好,而且不需要花太多功夫(正面的),因為在演講結束前的幾分鐘都會一直播放這張投影片,可以讓聽眾對你的工作成果留下深刻印象(原則性)。」
在適當時機提出批評
何時才是最恰當的批評時機?通常人們會不假思索說:在演講結束後立刻提出。就內容而言,立即給予評論是可接受的,能夠提供指導,甚至激發靈感。如果是關於內容呈現方式,我更偏向另一種回答:當演講者準備下一次演說時再提出。
如果演講後立刻批評演講者的內容呈現方式,可能打擊其自尊心。或許演講者自覺滿意,甚至認為表現非常好,你的批評對他來說是壞消息。如果等到他準備下一場演講時再提供意見,對他來說,你是帶來好消息,也就是:演講者的表現可以更好,剛得知哪裡需要改進,就能立即在接下來的演講中展現改善的成果。
不要將未完成的作品示人
對匿名審稿人的嚴厲批評,要有心理準備
許多學者可能會擔任期刊或出版社的匿名審稿人,並將工作轉交給研究生來完成。這些研究生會迫不及待展現自己的聰明才智,無論你的作品多麼完美,他們都會嚴厲批評你。當你收到審稿意見時,最好要先有心理準備。如果換成你審查其他人的作品,要給予有建設性的評論。
作者介紹:派屈克.亨利.溫斯頓(Patrick Henry Winston,1943年~2019年)
美國電腦科學家,在麻省理工學院任教近50年,1972年至1997年間擔任MIT人工智慧實驗室主任,曾任美國人工智慧促進協會主席,是人工智慧領域的權威。
溫斯頓領導人工智慧實驗室Genesis研究小組,致力於開發具有類似人類智慧的人工智慧系統,他認為人類與眾不同之處是發展說故事、感知和理解的能力。但是無論想法多有見地,除非能以清晰明確且富有情感的方式表達,否則沒有人會在意。
作者以易於理解和內容豐富的課程而聞名,他認為:軍中有規定,若軍官不提供武器就要士上戰場,應受到軍事法庭審判;若沒有足夠的表達能力就進入社會,像是沒有配備就去打仗一樣。學會口語和寫作可以更有能力、更聰明,無論是學生、上班族、創業者、企業家,都需要精進表達的技巧。
40多年來,教授每年都會開設《如何表達》(How to Speak)課程,年年爆滿,甚至要限制上課人數。他在課堂上傳授學生說服、簡報、演講、寫作的方法,這門課已成為麻省理工學院的傳統,其授課影片至今已超過1,800萬瀏覽人次。
作者曾獲頒美國傑出教育家獎(Baker Award)、電氣和電子工程師協會(IEEE)的國際榮譽學會教學獎、研究生委員會傑出教學獎。.