組織內部的有效管理和協作可以保證所有團隊成員都站在同一戰線上，朝著相同的目標努力。它還可以促進知識的共用，創造更好的決策和解決問題的方法。
此外，有效的溝通和協作有助於營造積極的工作環境，提高員工滿意度，降低離職率和提高留用率。而企業內部缺乏溝通和協作可能會產生許多負面後果，例如誤解和衝突、浪費時間和資源、降低士氣等，甚至還會錯過重要時間點或產出低於標準的工作。
在當今快節奏的商業環境中，為了保持競爭力，取得成功，組織必須進行有效的管理、溝通和協作。生成式AI有很多可以幫助企業提高管理效率的應用場景。
一、智能行政助理
透過自動化處理行政任務，比如安排會議、創建報告、管理電子郵件等，生成式AI可以幫助企業節省時間和資源，提高內部流程的效率和準確性。
安排會議是一個聽起來極其簡單但是執行起來十分複雜的工作，尤其是在參加人數較多時，整個流程會變得異常繁瑣。但是，生成式AI可以透過分析來自電子郵件和日曆邀請的資料，瞭解不同團隊成員的閒置時間和會議時間偏好，並利用這些資訊自動生成一個會議時間表，透過自然語言和每一個與會成員確認其是否可以到場，以便最大限度地提高出席率和工作效率。2021年夏天被Bizzabo收購的B輪創業公司X.ai便在開發這樣的產品，它可以讓AI成為每一個團隊成員的會議助理。
除了安排會議，生成式AI也可以藉由自動創建報告輔助企業進行內部管理。生成式AI工具可以分析來自不同來源的資料，比如銷售資料、客戶回饋和財務報告，並自動生成詳細和資訊豐富的報告。這些報告可根據不同利益方的具體需要和偏好進行調整，並可在獲得新資料時即時更新。這可以幫助企業根據最新的資訊做出更好、更明智的決策，還可以透過自動化報告創建過程來節省時間和資源。
二、智能內部溝通
生成式AI藉著自動化郵件回覆、總結會議和文件重點、跨語言和專業自動翻譯等方式，能夠顯著提高企業內部溝通的效率，進而提高協作效率和企業生產力。
人工智慧可以透過學習歷史文件和過往郵件，自動生成針對性的電子郵件以回覆所收到的常見諮詢或請求，並且學會識別和標記潛在重要電子郵件或附件，從而確保重要資訊不被遺漏。在電子郵件管理中，生成式AI可以幫助企業簡化流程並提高效率。科技巨頭Google就將AI輔助回覆功能添加到了其郵件系統Gmail當中，幫助使用者提高工作效率。
生成式AI協助內部溝通的另一種方式是總結會議和文件中的要點。許多會議和文件包含大量資訊，員工可能很難快速確定最重要的資訊並採取行動。透過生成式AI，企業可以將總結過程自動化，讓員工快速理解重點資訊。例如，員工如果參加了會議，他們可以提供會議紀錄給人工智慧，由其生成一個摘要，顯示最重要的資訊。這可以為員工節省大量時間，並確保他們能夠理解重點。 （相關報導： ChatGPT將取代你工作？錯！專家：出一張嘴即可寫程式的時代來了，人類將有更多機會！ ｜ 更多文章 ）
目前，中國使用最廣泛的這類軟體是字節跳動旗下的飛書妙記，它可以自動線上生成會議記錄，透過智慧語音辨識轉化成文字，把會議交流整理為重點摘要，從而讓會議成員更專注、工作效率更高。此外，生成式AI與藝術和組織心理學的結合，可以幫助團隊內部加速建立信任、使員工更深度理解企業的願景和價值觀。位於法國巴黎的Viva la Vida公司，根據過去5年在全球近百家企業和國際組織主導藝術工作坊的經驗，開發出一套由員工價值生命週期的每個節點出發並結合藝術生成式AI、組織心理學、大數據的SaaS系統，旨在透過藝術建立連結，提升員工積極性和心理健康狀態，未來也將涉足消費者市場。
