AI工具大爆發，相信許多人都玩過可以生成文案的ChatGPT。本篇要來分享一個比ChatGPT更好用的AI工具「Notion」，除了和ChatGPT一樣可以產生、總結、續寫文章，更可以拿來做筆記、分析資料、團隊協作，可以說是近日專案管理最亮眼的AI工具。本篇Notion教學將會和大家分享怎麼註冊、使用、下指令。
Notion結合了筆記、任務管理、專案管理、知識管理、資料庫、文檔管理等多功能All-in-one的整合工具。Notion的目標是成為人們在工作和學習中的協作工具，它可以用於個人、團隊、公司等各種場景，讓用戶可以更加高效地組織和管理自己的工作和生活。可支援Windows、Mac、iOS、以及Anrdoid等系統。
應該有不少人都有拖延症，想做的事情一堆但事情永遠做不完，如何把一件件任務按部就班做完，並且有所學習成長，就應該像個專案管理師一樣，去拆分任務、安排期程、達成目標。活用Notion不只可以規劃時間，幫你開啟斜槓生活，還能用於工作團隊的管理。小至個人、大至公司，無論是上班族、學生、自由業者等等都很適合用Notion。
Notion簡單來說就是一個「專案管理工具」，可以分為做筆記、文案創作、資料庫3大功能，其中部分功能可以透過Notion AI來完成。
Notion常間的單位為page，每一個page裡都可以新增多個block。（圖／截取自Notion）
Notion最常見的單位是「Page頁面」，當要新增一篇筆記時就可以按目錄區的New page。Page下更小的單位叫做「Block段落」，在Page中新增文字、照片等內容就是Block。在開啟New page頁面後就可以來做筆記、寫文章、製表等功能，當想要新增一段文字、圖片、表格，就按下+號，就能新增一個Block段落，若要把這些段落交換位置就按+號旁的6個點符號做拖移。
New page：新增頁面
Ctrl+J：召喚AI工具
/：召喚工具列表
（以下功能輸入「/」後就能找到）
Text：新增純文字
Image：新增圖片
Heading 1：新增H1大標題
Heading 2：新增H2中標題
Heading 3：新增H3小標題
To-do list：新增核取方塊
Bulleted list：新增項目清單
Numbered list：新增數字清單
Toggle list：新增下拉式項目表
Quote：新增引用文字
Table：新增表格
Divider：新增分隔線
Link to page：新增與Notion其他頁面連結
Database-inline：在頁面中插入表格
Notion資料庫的概念可以想像成是更厲害的資料表，資料表一般是由行、列所組成的。不過，Notion資料庫除了能做出像Excel行、列呈現的表格，也能做成像Trello一樣的卡片看板，還能做出像Google Calendar的日曆表，能在任務與會議前做出提醒。Notion資料庫常見的方式有6種：Table（表格）、Board（卡片看板）、List （清單）、Calendar（日曆）、Timeline（時間軸）、Gallery（畫廊）
怎麼製作Notion資料庫、插入表格？
步驟一、要插入表格時請輸入「/Database-inline」，並在格子中輸入資料內容。
要插入表格時請輸入「/Database-inline」。（圖／截取自Notion）
步驟二、點下open，接著點下add a property增加更多屬性資料。
輸入完資料點開點下open，接著點下add a property增加更多屬性資料。（圖／截取自Notion）
點下add property增加屬性。（圖／截取自Notion）
table資料庫編輯完成後的呈現成果。（圖／截取自Notion）
步驟三、資料庫版面轉換，先點選表格右上角「...」再點擊layout，選擇想要的版面。
資料庫版面轉換，點選layout。（圖／截取自Notion）
點選layout後選擇要調整的版面格式。（圖／截取自Notion）
步驟四、微調版面
轉換後發現排版方式，並沒有照著期待的用「未完成、進行中、已完成」來排，而是用了日期排列，就可以按「...」的Group調整編排方式。（圖／截取自Notion）
在把Group的「日期分類」，轉換成「狀態分類」，可以看到呈現方式不同，並依照著「未完成、進行中、已完成」來排序。（圖／截取自Notion）
原先在table（表格）版面中有備註欄位，在轉換為board（卡片看板）版面後卻不見了， 其實不是不見只是被隱藏起來，按下「...」再按下properties，接著把隱藏的屬性往上拉即可。（圖／截取自Notion）
Notion資料庫教學1.Table（表格）
如果你熟悉使用Google Sheet或Excel做報表，那麼Notion的Table功能很快就能上手，表格資料庫功能，與前述兩者呈現方式類似，也能做加減乘除等函數功能。
和Excel一樣有函數的功能，按+可以插入函數、filter可以篩選項目、Calculate可以加總等。（圖／截取自Notion）
Notion資料庫教學2.Board（卡片看板）
在看板資料庫中，每個任務都像是一張卡片，非常適合用於專案管理和進度追蹤。你可以把每個看板資料庫視為一個專案，並且將上面的分類區分為待辦、進行中、已完成，並隨著任務的進度拖移卡片。
Notion資料庫教學3.List （清單）
清單資料庫適合使用於有許多待完成事項的情況，勾選框可協助監控已完成項目；亦可用於某項具備SOP流程的工作時，就能以列表方式建立檢核表。
Notion資料庫教學4.Calendar（日曆）
Notion資料庫教學5.Timeline（時間軸）
Timeline和Board都很適合用來做專案管理，只是Timeline更適合時間感更強的呈現，而Board則是更任務導向的呈現方式。
Timeline時間軸。（圖／截取自Notion）
Notion資料庫教學6.Gallery（畫廊）
Gallery畫廊最主要就是會呈現圖片，像是讀書清單、給客戶看的商品設計、小編的臉書圖文...
步驟一、註冊：可用Gmail註冊。（圖／截取自Notion）
步驟二、選取目的：左至右為團隊、個人、學生族群。（圖／截取自Notion）
步驟三、基本資料：如果是選擇個人使用為目的就不會到步驟三，如果是團隊使用，上至下分別為職業、角色、公司人數、主要使用功能。（圖／截取自Notion）
選擇您的作業系統。下載後安裝並開程式，接著登入已註冊帳號就可使用。
左側按鈕為Download for Mac，右側按鈕為Download for Windows。（圖／截取自Notion）
總結
Notion在剛開始要上手的時候，會覺得功能很多不知道怎麼開始，但等到上手後會發現Notion的速度真的比ChatGPT快上許多。快速幫大家整理幾個重點。
1.單位：Notion的常見單位是「Page頁面」，可以想像成是Word檔案，所以要新增一篇文章時就要開啟新的Page。基礎單位叫做「Block段落」，可以把Block段落想像程插入元件的功能。
2.指令：在所有指令中最重要的兩個就是「／」、「Ctrl+J」，「／」可以召喚工具列表要插入文字、圖片、表格等等任何元素都可以先打「／」，「Ctrl+J」則是召喚AI工具的方法。
3.Notion AI的功能，包括「消化資料」、「收斂與延伸」、「創作」。「消化資料」快速閱讀與整理資訊、「收斂與延伸」改寫文案、「創作」無中生有寫出文章。
